随着行政部门办事的规范化和市民法律意识的增强，档案的凭证功能日益突显。按照档案查阅利用的有关规定，查阅利用未开放档案，提交相关证明材料必不可少。但在实际工作中，中山市档案馆经常碰到当事人无法提供或难以提供所需证明材料的情况。针对群众办事难、提供证明难的问题，市档案馆在档案查阅利用工作中，积极探索以利用者书面承诺的形式，根据当事人的实际情况，由查阅者以书面承诺的形式代替部分当事人难以提供的证明材料，先予以办理，从而方便群众办事，提高群众办事效率。此项新举措实施后，深受群众好评。

2016年6月1日，黄先生来到市档案馆查阅大厅，要求出具用于遗产公证的证明。原来，黄先生的父母于上世纪70年代中期结婚。父亲是香港人，结婚时年纪比较大，母亲是内地居民，后随夫移民香港，照顾生病的丈夫。不久，黄先生的父亲就去世了。黄先生告诉工作人员，父亲去世时他年纪还小，对父亲已没有什么记忆了。五年前，他母亲也在香港去世，留下一间房屋。黄先生需要办理公证才能继承遗产，经公证部门审核，黄先生还需提供父母的婚姻证明、父亲的死亡证明和黄先生与父母的亲属关系证明等。由于黄先生父亲是境外人员，母亲也很早就移居香港，有关两人在内地的记录本来就很少，要取得这些证明难度很大。黄先生委屈地说，几年来，他已多次在公安、户籍、民政、婚姻等多个部门之间来回奔波，却还是没有拿到相应的证明，继承手续拖了几年还没有办到。听完黄先生的诉说，市档案馆工作人员仔细地查找馆藏有关黄先生父母资料，发现存有他们的婚姻登记档案！因黄先生只有本人身份证，未能提供任何与被查阅人有关联的材料，按照《婚姻登记档案管理办法》的有关规定，不能向黄先生提供查阅服务。于是工作人员请黄先生签署《承诺书》，承诺本人所提供的所有信息均真实无误，若有虚假，将承担法律责任。黄先生同意签署《承诺书》，并最终拿到其父母的婚姻登记档案。黄先生对于市档案馆办事制度的人性化以及工作人员耐心细致的服务态度，表示非常感激。（中山市档案局馆 何志玲）